単にトレーサビリティといった場合には、食品などの生産・流通の過程を履歴として統一的に記録し、消費者などが
後から確認できること、および、そのようなシステムを意味しますが、広義では、過程や来歴などが追跡可能である状態のことを指します。

つまり、「誰が」「いつ」「どんな仕事を」「どんなふうに」行ったかが、すぐにわかることが大切で、今では当たり前のことになっているはずです。電話をかけても、「この通話内容は品質向上のため録音させていただきます」のようなアナウンスが聞こえてきますが、これも後で「言った、言わない」のトラブルを防ぐためのトレーサビリイティのひとつでしょう。

当たり前のことですから、社会保険労務士に対しても、社会保険労務士法第19条(帳簿の備付け及び保存)第1項において
「開業社会保険労務士は、その業務に関する帳簿を備え、これに事件の名称、依頼を受けた年月日、受けた報酬の額、
依頼者の住所及び氏名又は名称その他厚生労働大臣が定める事項を記載しなければならない」と定められています。

1997年に開業登録をしたときに「業務原簿」なるものを購入させられましたが、まさに、これがその帳簿のことになります。
手書きでした。時系列の並べ替えもできず、関与先ごとの抽出もできず、後で活用できる余地はありませんでした。
そんなものですから、「業務原簿」をきちんとつけている同業者はいらっしゃるのでしょうけれど存じ上げません。
無用の長物でしたが、一方で義務付けられているものですから調製しないわけにはいきません。

いろいろ試行錯誤が続きました。EXCELでは不可能だと判断し、2006年、データベースソフトをもとに「業務管理システム」を
自作するしかありませんでした。

オフィス・パルでは、着手した業務すべてをこのシステムに入力することになっています。したがって担当者が不在の場合でもその業務の進捗や打ち合わせ事項について検索し、はあくすることが可能です。2016年現在、残念ながら通話録音だけは
電話上では可能ですが、このシステムと連動はしておりません。その投資費用もありませんが、必要もないのかも知れないと思っております。

このシステムは、何社かの開発会社に開発をお願いしましたが実現には至りませんでした。当事務所に開発資金がなかったためです。しかし、まあウチだけで利用していればそれでいいか、おそらく他の事務所でこのようなシステムを持っているところはないんじゃないかと思っています。

このシステムは、単なる業務の記録だけではなく、郵便物の授受簿として、また関与先様への連絡文書、FAX送信状としても出力できますし、個人番号(マイナンバー)の受取証および破棄証明書としても利用しています。

また、万が一の事故発生およびそのおそれのある場合には、すぐに記録を参照し、迅速に対応することを可能にしています。

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